浅论建筑企业现代企业信息管理系统-公文写作

浅论建筑企业现代企业信息管理系统

内容摘要：
本文对企业信息管理系统进行了研究，阐述了它的基本概念和特性，参照我国现代建筑企业建筑施工信息化表现，并结合本公司管理现状，提出了在本公司建立并完善企业信息管理系统改革设想。
关键词：企业管理，信息，信息管理

第一章引言
一般而言，企业是利用各种资源，例如材料、能源、资金、人力等，经过某种加工过程，产生有形的产品或无形的服务，并且以此获得利润的经济单位。
现代企业大多面临着资金短缺严重、市场竞争激烈和利润提高困难等诸多问题，尤其是我国企业大而全、小而全，又处在国家不断改革的大背景之下，企业管理所面临的数据量不仅大而且动态变化多。因此，建立计算机信息管理系统（Information Management System -IMS）并使其发挥效能，从而减少库存和流动资金、降低生产成本、缩短生产周期、保证按时交货、提高产品质量和企业应变能力等，是提高我国企业管理水平和经济效益的迫切需求。
本文在我国建筑企业建筑施工信息化大潮流下，结合本公司管理现状，将在下文阐述企业信息管理系统的几个有关概念和特性，针对现有问题采取相应的措施，提出在建筑企业内建立企业信息管理系统的设想。

第二章企业信息管理系统的有关概念与特性
一、企业信息管理系统概念
信息是各类管理系统的最基本的元素，是客观事物的状态、过程的描述形式，同时这种形式对人们是有用的。信息作为资源，一般的可利用、有价值等特性外，还具备共享性、历史积累性、时效性和多次再生性的特性。
系统是指由若干相互联系、相互制约的独立成份组成的一个有机整体。如：由经理、管理人员、生产工人、组织机构、生产工艺、技术、管理方法、车间厂房设备等为了一个共同目标生产出社会需求的产品并取得利润而有机的结合起来组成的一个生产企业就是一个系统。
企业信息管理系统（Information Management System for Enterprises –EIMS）就是指运用现代化的管理思想和方法，采用电子计算机，对企业管理、决策工作中的信息进行收集、存储、加工、分析，以辅助企业从日常的业务处理知道决策方案的制定和优选等工作，以及跟踪、监督、控制、调节整个管理过程的人机系统。
信息成为一种资源是人类社会进入了信息时代，利用信息资源经过信息技术（计算机、软件和通信技术三大部分的统称）加工出来的各种各样信息产品的服务形成了一个发展迅速超过传统产业的新的产业——信息产业，它是不依人们主观意识而转移的客观现实，企业如若视而不见，仍靠单纯地拚劳动力和其它资源，在技术上日新月异、风险机遇并存的当今，将是十分可怕的。
所以EIMS已经逐步成为企业的一种必不可少的重要的基础。
二、企业信息管理系统的特性
（一）信息管理系统的一般特性
1、整体特性。
这个特性是由系统的特性决定的，它一方面是指信息管理系统功能内容上体现出的整体性，另一方面是指开发和应用技术步骤上的整体性。
这个特性要求尽管开发的实际功能仅仅是组织的一个局部管理工作，也必须从组织全局的角度规划信息管理系统的功能。如果在没有总体考虑的情况下，临时性的想一点干一点，很快就会发现漏洞，就需要再次从头做起，造成投入的浪费和开发周期的延长，有些问题开始就考虑到，处理起来就比较简单。当然，这并不是要求将所有需求都明确以后才能开发信息系统。此外，如果没有整体的开发应用步骤和方法，各单项开发和应有也会出现不一致或不兼容得情况。
2、辅助管理、支持决策的特性。
在管理工作中，应用计算机只能辅助人工管理，提供有用的报告支持领导人员决策，计算机辅助管理支持决策的基础是人工管理工作。但是，使用复杂的技术建立的一个高效率的信息管理系统很难支持一个有效性差的信息管理过程，因而，要发挥信息管理系统辅助管理、支持决策的功能，人工管理工作必须要有相适应的管理思想、方式和流程。
3、计算机为核心的特性。
信息管理系统是一个人机系统，它的开发、应用虽然都是人工进行的，但是它与人工利用其他手段进行信息处理有着明显的区别，没有计算机就很难充分应用诸如运筹学等现代的科学管理方法，很难充分利用信息资源。
4、动态特性。
作为信息系统的信息具有时效性。信息系统也必须随之变化。因而信息管理系统的建立并不是一劳永逸的事，需要在实际应用中不断的完善和更新。特别是当系统的目标或环境发生了根本变化时，就会提出建立新系统的要求，这标志着老系统生命的结束，新系统的孕育和诞生。这就是所谓的信息管理系统生命周期，这样也就要求建立、修改系统的时间尽可能地短，以相对的延长系统正产运行时间，提高系统效益。
（二）企业信息管理系统的具体特性
企业管理是所有组织管理工作中最复杂的管理，企业信息管理具体特性有：
1、各项管理决策职能联系紧密。
从计划到全销售直至服务形成一个闭环，通过计划决策来指导生产（或进货）和销售，通过反馈的信息来检查计划的实施情况，并不断调节计划生产销售及其效益达到最优点，从而实现动态的优化管理，企业这样一种动态的管理要求反馈信息必须及时、准确、可靠，从而使管理人员能及时做出决策。
2、不断改进和促进企业的生产和经营。
在更大规模上改进企业的经营方式，取得更大的效益，反之，企业要不断变化的经营方式要求信息管理系统与之相适应。
3、除了完成用来支持企业内部的事务处理、管理、控制、和决策外，还必须扩大企业的外部环境，用来支持企业的战略。
（三）我国企业信息管理系统的特点
1、同国外先经国家比较，我国企业生产的社会化程度不高。我国企业是大而全，小而全，外协外购量小，因而工厂的组织十分复杂，协调各车间的生产计划是企业管理最关心的问题。在我国开发一套EIMS相当国外开发几套EIMS。
2、众多原材料和商品是卖方市场。我国工业中的原材料和一些关键配套产品长期短缺，非完全的市场经济造成了企业采购时间长，采购间隔也长。
3、我国实行公有制，国家对企业有许多政策和规章制度。各种物资有不同价格：如调拨价、市场价、计划价等，各种成本的提取办法和国外也不尽相同。
4、企业所处的社会环境处在不断的巨大变化中。
5、企业人员总体素质没有发达国家高。这给EIMS的应用带来一定的困难。
此外，资金投入少，企业与上级、企业与企业之间的信息共享性不够，标准化不够等。

第三章信息化背景下的我国建筑施工企业的管理现状
一、我国建筑施工信息化的背景
建筑行业虽然享受着国民经济大发展所带来的前所未有的机遇，但同时也逐渐体会到市场竞争所带来的压力，而且在中国加入世界贸易组织的背景下，国际建筑工程企业将逐渐进入我国市场，市场竞争必然会更加激烈。作为一个传统行业，建筑施工企业如何提高自身的管理水平以应对日益严峻的市场形势就成为一个绕不过的难题，而通过提升信息化应用水平，强化管理就成为许多企业不约而同的选择。可以说，目前建筑施工行业的信息化已经处在一个萌动期，即将迎来大发展的时期，这对于国内的管理软件企业来说无疑是一个新的机遇。
二、粗放式管理的局限性
目前，我国大部分建筑企业仍然采用着粗放型的管理模式。由于早期的建筑市场不完善，建筑企业往往不是考虑找不找得到活干，而是考虑活干不干得过来的问题，因此粗放化的管理模式在这种环境中还没有显示出它的劣势。事实上，与国外先进的建筑集团相比，国内很多大型施工企业在传统的施工技术领域水平并不差，但在项目管理水平特别是信息化管理手段方面还存在一定的差距，但在市场竞争逐渐激烈之后，粗放式的管理越来越表现出不适应市场竞争的弱点。
（一）计划不准确
随着工程建设机械化程度的提高，一个项目涉及到的人、材、物等配套计划越来越多，依靠传统的人工和经验无法做到精确计划；其次是项目文档不完整，用手工方式记载施工现场发生的所有工作容易导致混乱，查找和统计分析困难，一些企业为此也采取了零散的办公表格管理，但还无法满足企业对信息分析的要求，信息的利用率相对低下；另外，部门之间缺乏沟通，随着工程项目中的专业性越来越强，项目管理的层次和参与各方越来越多样化。对信息的传递和交互的要求越来越高，不仅仅要求管理上的信息化，也需要考虑到信息对外的接口，但目前由于承担不同业务的部门之间缺乏边界有效的沟通渠道，导致不断产生重复工作的情况。
（二）无法准确进行成本核算
作为企业决策依据之一，成本核算需要大量的数据支持，但由于数据记录不完整，统计不及时，企业很难做出准确的成本核算，更谈不上成本分析。因此，粗放式的管理已经越来越不适应目前激烈的市场竞争，走向精细化管理成为建筑施工企业的必由之路。
三、信息化相对落后
在逐步走向精细化管理的过程中，很多建筑施工企业都开始意识到信息技术能够很好地协助企业改进管理。根据一家专业机构的调查显示，48.89%的被调查施工企业领导对本单位信息化建设工作开始重视和关心，37.78%的被调查企业设立了信息化建设专门的领导机构，28.89%的被调查单位为本单位制订了详细的信息化建设计划或规划并逐步组织实施。虽然说信息化的重要性已经逐步被建筑施工企业所接受，但目前整个行业的信息化水平仍然处于一个相对落后的水平。
虽然也有一些建筑施工企业在工程项目管理、财务管理等方面应用了部分软件，但水平大致还处于用计算机代替手工上，而且这些业务单元的信息化是孤立的、非集成的，系统之间的数据无法共享，系统扩展性较差，无法为企业管理决策提供全面、集成的信息支持，企业管理者难于及时、动态的掌握集团所属企业的财务信息，无法实时监控整个集团的财务状况。集团管理缺乏详细、准确的数据，不能很好地进行数据分析和预测、决策。企业预算管理普遍实行"总量控制"的方法，容易流于形式，重编制、轻执行，预算不能很好的指导企业的日程管理，缺乏有效的预算管理工具，形成了"总部弱、现场强"的局面，使得总部对现场的实际控制权十分有限。
另外，很多大型建筑企业由于项目众多，地域分散，银行开户较多，管理较为混乱，资金比较分散，资金使用效率低下，监控不利，应收账款居高不下，项目管理手段的落后也使得建筑施工企业无法及时掌握各个工程项目的成本费用发生及其盈亏状况，包括项目成本核算、收入核算和利润核算等数据模糊不清，无法实现工程管理中各个部门间数据的集成与共享，无法实现业务处理的流程化，无法实现多项目数据的集中管理。有人曾经对建筑施工企业做过一项调查，结果发现83％的企业现场施工的成本管理是"手工记账"；5％是"计算机办公软件辅助进行"；2％的企业居然"没有管成本的人"；10％左右是"承包"给别人的。而工程施工企业普遍比较关心的材料机械消耗的费用问题是施工中最重要的，但又是最难控制的。施工现场消耗材料种类成千上万，手工记账不能进行分析、核算。结果造成项目结束后，到底用了多少材料和机械谁都搞不清。预算中是赢利的工程，往往到了结算就变得无利润了。我们的工程施工习惯于把进度作为第一要点来抓，也就是把按时甚至提前完成工程看得相当重要，但提高企业经济效益，光讲进度显然是不够的，成本的控制同样重要，现在，随着市场竞争的日益加剧，许多施工企业已经意识到成本控制的重要性。

第四章建筑企业信息管理系统改革之路
由于粗放型管理的劣势日益暴露，走精细化管理之路已是建筑企业进行改革的必由之路。而走进精细化管理之路必须采用信息管理系统才能出成效。笔者将从以下两个方面建立并完善建筑企业信息管理系统。
一、重实用优化流程
根据建筑施工企业生产管理过程的特性，建筑企业的信息系统主要是两大块的内容：一块是企业总部信息管理系统，它侧重于辅助决策、数据分析和总体管理；另一块是项目信息管理系统，项目是建筑业企业生产和运营的基本单元，因此项目信息化的管理是建筑企业信息化管理的基础。而两个系统的联接和数据库的共享对于建筑施工企业提高管理精细度至关重要。
施工企业的管理模式从上到下基本上都可以分为三个层次，即企业决策层、项目管理层、生产作业层。其中企业决策层要服务于项目管理层，而项目管理层要服从企业决策层。这是因为项目管理层只是成本中心，而企业决策层则是利润中心。生产作业层作为基础元素，与项目管理层之间是商务合同关系。而施工企业管理系统软件主要起到的作用就是将企业的三层管理业务关系通过软件进行合理的体现。同时，将手工作业层次容易出现的管理力度不足通过信息化进行弥补与完善，及时反映管理决策层的管理思路，并通过信息的快速传递减少企业内部重复工作与衔接缝隙。
由于建筑施工企业属于相对十分传统的企业，如果说采用ERP（Enterprise Resource Planning 企业资源计划系统）等软件的设计思想，比较硬性的改变企业的工作流程的话，难度很大，也很难达到理想的效果。这种设计思想不是去用一个看似先进的流程去改变施工企业原有的流程，而是用信息技术去优化原有的流程，为建筑施工企业出谋划策。首先能够让施工企业真正用起来，见到信息化的好处，然后循序渐进的去做更深层次的建设。
二、克服阻力规范管理
同任何传统行业的信息化一样，在建筑施工企业推进信息化建设同样面临着一定的阻力，因为信息化建设既需要软件和硬件设备的大量投资，又需要人力、物力、精力的持续投入，企业管理模式从靠"人"管理向靠"制度"管理转变，如果企业"一把手"没有明确的目标和坚定的决心的话，很容易在执行过程中出现困难。
信息系统实现数据共享和透明以后，会影响一部分员工的决策权，这可能会带来一定的抵触情绪。比如说，建立起一个协同项目管理平台之后，项目经理就无法隐瞒任何的项目延误，施工过程中所有的动作都很明白地保存在平台数据库中。虽然施工现场的各种数据的有效获取对于企业领导做出正确决策大有好处，但很可能项目人员会以增加工作量、操作不便等理由对系统提出质疑。
要最大限度的减少可能遭遇到的阻力，准确充分的需求分析相当重要。真正要成功最根本的还是必须认识到在建筑施工企业实施信息化的本质是提升管理，而IT只是实现这种提升的必要手段。厂商和客户都应该跳出"做IT项目"的传统思维，"跳出IT做IT"，以规范化管理为目标，才能最终达到信息化价值的最大体现。

结论
综上所述，在建筑企业内建立并完善企业信息管理系统，已经成为建筑企业在激烈的市场竞争中生存下来的迫切需求。笔者根据本公司管理现状，参照国内外先进建筑集团公司在信息管理上的经验教训，提出了在本公司内建立并完善企业信息管理系统的改革设想，并期望着这些改革设想能够起到实际作用，早日在本公司内建立起现代企业信息管理系统，促使本公司早日腾飞。

参考文献：《企业信息管理系统：概念、发展、问题及研究方向》《现代企业高速腾飞少不了的信息管理平台》《ERP企业资源计划》《现代企业信息化趋势》